Каждый работник обязан иметь трудовую книжку, в которой фиксируются данные о его трудовом стаже, занимаемой должности, наградах и наказаниях. Ранее вся информация вносилась в специальную книжку – трудовую, которая предоставлялась при найме на работу, хранилась в организации. Руководитель или сотрудник кадрового отдела вносил в книжку записи о смене должности, переводе в другие подразделения, а также о принятии на работу и увольнении.
Сейчас же появился новый формат – электронные трудовые книжки (ЭТК), которые, вопреки ожиданиям, не стали полным эквивалентом бумажным вариантам, а представляют собой базу данных, в которой можно найти сведения о работнике, трудоустроенном официально. Работодатели обязаны передавать все сведения о кадровых перестановках своевременно. При этом сам сотрудник может отказаться от бумажной книжки, или же настоять на продолжении ее заполнения. Тогда представитель работодателя обязан не только передавать данные в ПФР, но и делать соответствующие записи на бумажном носителе.
Основной плюс таких книжек для организаций – возможность получать актуальную информацию о потенциальном сотруднике. Представим ситуацию – человек трудоустроился, однако начал постоянно опаздывать, приходить на работу в неадекватном состоянии, допускать иные нарушения. И в итоге был уволен по статье. Раньше он мог просто купить новую трудовую книжку и сообщить о том, что предыдущая была похищена или утрачена.
Конечно, при желании работодатель мог получить сведения о предыдущих рабочих «успехах» кандидата, но это было настолько трудозатратно, что многие предпочитали верить. Сейчас же такая схема не сработает, представителю фирмы достаточно зайти на сайт ПФР, чтобы получить все сведения о кандидате на должность, в частности, информацию о трудовом стаже на последнем месте работы.
Минус ЭТК для организаций – до 2021 года необходимо было передать все сведения о кадровом составе в ПФР в электронном виде, что для предприятий с количеством сотрудников в несколько тысяч стало настоящей проблемой. При использовании ЭТК следует регулярно предоставлять пенсионному фонду сведения о любых изменениях: найме и увольнении работников, переводе на новую должность. Кроме того, некоторые работники не готовы проститься с бумажными книжками, поэтому специалисты кадровых подразделений вынуждены выполнять двойную работу – передавать сведения в электронном формате и вносить их вручную.
Введение ЭТК полезно и для работников, прежде всего тем, что теперь они могут не переживать за сохранность трудовых книжек. Этот документ хранился в офисе, при пожаре, наводнении или иных форс-мажорных обстоятельствах мог быть утрачен, восстановить сведения порой оказывалось невозможным. Например, если предприятие, где человек ранее трудился, было ликвидировано или находится в другом городе. Возникали сложности с определением трудового стажа и выплатой пенсии. Сейчас же всю информацию можно оперативно получить в личном кабинете ПФР.
Получается, что реформа трудовых книжек в целом выгодна и для работников, и для представителей организации. Пострадали только те, кто недобросовестно исполнял свои обязанности и пытался скрыть сведения о себе от потенциального работодателя.
